Vous avez dit "Factotum" ?
Stephanie Will, jeudi 21 août 2008 - Personal Assistant - Lien permanent
Récemment, j'ai été traitée de "factotum".
Je dressais un rapide panorama de mes compétences et domaines d'intervention, quand mon interlocuteur a conclu par un bref : "oui, factotum quoi".
J'ai rapidement rebondi sur autre chose... car je n'étais pas certaine de vouloir confirmer cette sentense.
Certes, un "lifestyle manager", un secrétaire particulier, un stagiaire qui a vraiment mal choisi son entreprise, peut être "celui qui fait tout".
Mais la polyvalence, la capacité à gérer des dossiers transversaux, où beaucoup de contacts - chacun dans des positions différentes - sont impliqués, où le recul et la vue d'ensemble du projet, propre au coordinateur, sont nécessaires... ont-ils quelque chose à voir avec ce "bon à tout faire" ?
Pas d'accord, car il ne faut pas tout confondre.
Ce n'est pas Touline et ses lecteurs qui me contrediront, un assistant efficace, une assistante de direction classique / schéma traditionnel français, peut beaucoup. On en attend beaucoup. A tel point que certains éprouvent la perversion de s'interroger sur ce que les assistantes ne savent pas faire.
Mais de toute évidence, quand vous lisez une offre d'emploi basique de Personal Assistant, la liste des requis est bien longue :
(ci-après le listing complet d'une offre de PA salarié, auprès d'un top manager dans la finance, publiée sur monster.be)
- gestion de l'agenda
- traitement des appels téléphoniques / e-mails / courriers / fax
- organisatin des réunions et voyages d'affaires
- préparation des documents de supports pour les réunions
- organisation des comités de direction et événements
- coordination du service catering et traiteur
- rédaction de courriers et mise en forme de documents
- réalisation de présentations Powerpoint
- gérer quelques affaires privées
- traduction des textes vers le FR et le NL
- gestion des frais de représentation
- suivi des factures fournisseurs
- suivi des dossiers urgents
- dactylographie
- classement et archivage
... Et pour savoir faire tout cela, la liste des qualités du profil attendu est tout autant fournie.
J'apprécie le "gérer quelques affaires privées" coincé au milieu...
Alors détenir et maîtriser un savoir-faire, comme un savoir-être, tout en nuances et options pro, c'est une certitude.
Mais être un factotum, sorte de pantin désarticulé et sans cervelle... non merci.
A ce jour, mon offre théorisée est présentée sur la page Vous de mon site web.
Je travaille sur une nouvelle page, qui s'appellera Nous, où figurera dans le détail... ce que nous pouvons faire ensemble.
Commentaires
Le terme factotum n'est pas valorisant mais peut-être assez vrai quand même. Je dirais que, comme assistante, j'esssaye de compenser mon manque de technicité approfondie dans un domaine (j'exclus les spécialistes de la communication !) par une ouverture d'esprit me permettant de faire face à toute demande.
Par ailleurs, le terme de perversion pour ceux qui s'interrogent sur les défauts des assistantes me semble un peu virulent, d'autant qu'ils s'agit plus de défauts comportementaux que d'ignorance.
L'item "gérer quelques affaires privées" est très savoureux effectivement mais honnête au moins ! Comme celui "suivi des dossiers urgents" auquel je rajouterais "et dont personne ne veut".
... Bien sûr, je comprends l'idée derrière "factotum". Puisque l'assistante est l'élément indispensable, elle doit pouvoir dire "oui" à toute demande légitime.
Mais je reste prudente avec ce terme, car il édulcore la fonction, en lui enlevant les compétences qui sont à la base du métier. Trop de patrons se servent / se serviront de cela pour faire baisser les prix...
On ne se connaît pas encore, chère Touline, mais il est vrai que j'aime bien apporter le poil d'exagération à mes prises de position... c'est la "SW touch" ! ;-)
Il n'empêche, l'assistante est souvent sur le gril. Exposée, comme le communicant / voilà l'un des ponts entre les 2 métiers, elle est régulièrement mise à l'épreuve. Et je pense sincèrement que certains se font un malin plaisir à chercher les failles...
Effectivement, je n'ai pas relevé l'item "suivi des dossiers urgents", mais c'est assez drôle de décrypter à quel point, avec "gérer quelques affaires privées", ils forment les pointes des 2 icebergs de tâches à accomplir, mis en balance avec le très classique, et quantifiable, tenue de secrétariat / organisation de la vie du manager...
Une offre très "à bon entendeur...".